- Samedi 4 Juillet 2009 -

Pratique et Astuces

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Astuces pour Microsoft Outlook

- Traduire les emails Difficulté : Moyen

Difficulté : Moyen

Si vous utilisez Outlook 2003 ou 2007 et que vous recevez souvent des emails dans des langues étrangères, sachez que Microsoft met à votre disposition le petit plugin Microsoft Translator. Ce dernier va vous permettre de traduire de manière automatique via Live Translator, un mot, un paragraphe ou un texte entier, contenu dans un message. Une traduction que vous pouvez également effectuer pour les emails que vous envoyez.Suite ...

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- Vider les éléments supprimés à la fermeture Difficulté : Facile

Difficulté : Facile

De temps en temps, vous videz le dossier Eléments supprimés d'Outlook qui contient tous les messages que vous avez supprimés. Or si vous ne le faites pas régulièrement, cette opération peut être assez longue et monopoliser toutes les ressources de votre ordinateur pendant plusieurs minutes. Vous avez tout intérêt à demander à Outlook de vider automatiquement ce dossier lorsque vous le quitter. Les messages supprimés seront ainsi effacés au fur et à mesure, en toute transparence.Suite ...

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- Synchroniser son calendrier Outlook avec son agenda Google Difficulté : Moyen

Difficulté : Moyen

Vous utilisez Google Agenda et le calendrier d'Outlook pour gérer vos réunions et vos rendez-vous. Avec le petit logiciel gratuit Calendar Sync de Google, vous pouvez facilement les synchroniser entre eux et récupérer vos rendez-vous Google dans Outlook et vice versa.Suite ...

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- Activer l'aperçu des fichiers PDF Difficulté : Moyen

Difficulté : Moyen

Lorsque vous recevez un fichier PDF en pièce jointe d'un email et que vous cliquez dessus dans Outlook 2007, ce dernier vous informe qu'aucun générateur d'aperçu n'est présent. Par conséquent, rien n'est affiché. Grâce au lecteur gratuit de PDF Foxit Reader et au composant Foxit PDF Preview Handler, lui aussi gratuit, vous pouvez corriger cela. Un simple clic sur un PDF en pièce jointe vous permettra ainsi de l'afficher dans Outlook.Suite ...

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- Partager son calendrier par email Difficulté : Facile

Difficulté : Facile

Vous tenez votre agenda avec Outlook 2007 et vous souhaitez envoyer à un de vos amis ou à un collègue, votre planning pour les prochains jours. Outlook 2007 vous permet facilement d'envoyer par email à qui vous souhaitez, votre emploi du temps, détaillé ou non.Suite ...

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- Renvoyer un email rapidement Difficulté : Facile

Difficulté : Facile

Il peut arriver qu'un correspondant vous indique qu'il n'a pas reçu l'email que vous lui avez envoyé. Avec Outlook 2007, vous pouvez facilement lui renvoyer.Suite ...

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- Vérifier l'espace utilisé par votre messagerie Difficulté : Facile

Difficulté : Facile

Si vous conservez tous les emails que vous envoyez et recevez, il peut être intéressant de vérifier de temps en temps la quantité d'espace disque que votre messagerie occupe sur votre disque dur.Suite ...

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- Ouvrir le calendrier dans une fenêtre séparée Difficulté : Facile

Difficulté : Facile

Dans Outlook, lorsque vous consultez vos emails, vous ne pouvez pas afficher en même temps le calendrier. Sauf si vous l'ouvrez dans une fenêtre séparée.Suite ...

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- Basculer entre plusieurs signatures Difficulté : Moyen

Difficulté : Moyen

Suivant la personne à qui vous écrivez, vous ne souhaitez pas utiliser la même signature. Vous avez pour cela défini plusieurs signatures. Vous pouvez facilement passer de l'une à l'autre dans vos messages.Suite ...

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- Imprimer un calendrier vierge
Pour vous organiser, vous pouvez avoir besoin d'un calendrier sur papier. Pour cela, vous pouvez imprimer un calendrier vierge dans Outlook et l'organiser par jours, semaines, mois, suivant vos besoins. Suite ...

- Modifier la position des bulles de notification
Lorsque vous recevez un nouvel email, Outlook affiche une alerte sur le Bureau sous la forme d'une bulle qui apparaît pendant quelques secondes. Nous avons précédemment vu comment modifier la durée d'affichage de ces bulles. Maintenant, nous allons voir comment modifier la position des bulles sur le Bureau pour qu'elles s'affichent à l'endroit de votre choix. Suite ...

- Ajuster la durée des bulles de notification
Lorsque vous recevez un nouvel email, Outlook affiche une alerte sur le Bureau sous la forme d'une bulle qui apparaît pendant quelques secondes. Vous pouvez facilement ajuster la durée de cette bulle, pour l'afficher plus ou moins longtemps. Suite ...

- Personnaliser le dossier de démarrage
Par défaut, Outlook 2007 est ouvert sur la boite de réception. Vous pouvez choisir d'ouvrir à la place un autre dossier au démarrage de la messagerie, comme le calendrier par exemple. Suite ...

- Etendre la recherche rapide à tous les dossiers
Lorsque vous effectuez une recherche en passant par le champ de recherche instantanée, celle-ci porte sur le dossier actuellement sélectionné, avec la possibilité ensuite d'étendre la recherche aux autres dossiers. Vous pouvez configurer Outlook pour que vos recherches rapides portent directement sur tous les dossiers de courriers. Suite ...

- Attribuer une couleur à un expéditeur
Dans le flot d'emails que l'on reçoit chaque jour, il arrive qu'un message important passe complètement inaperçu. Avec Outlook, il est possible de mettre un système de couleur pour mettre en avant les messages d'un expéditeur et éviter ainsi ce genre de désagrément. Suite ...

- Toujours afficher les images d'une newsletter
Par défaut, Outlook n'affiche pas les images intégrées aux emails que vous recevez. Vous pouvez toutefois définir des exceptions pour des expéditeurs particuliers, afin d'afficher par exemple automatiquement les images des newsletters que vous recevez. Suite ...

- Agrandir la liste des dossiers
Dans Outlook, la colonne de gauche affiche la liste des dossiers où vous triez vos messages, mais également les liens vers vos dossiers favoris, ainsi que la liste des différents outils disponibles, tels que le Calendrier, le Carnet d'adresses, etc. Si votre liste de dossiers est assez fournie, vous ne l'avez certainement pas en entier sous les yeux. Pour corriger cela et afficher tous vos dossiers, vous pouvez retirer les dossiers favoris dont vous n'avez pas besoin, et réduire les liens d'accès aux outils à de petites icônes. Suite ...

- Accéder rapidement à vos dossiers préférés
Dans Outlook 2003, vous classez vos messages dans des dossiers. Vous souhaitez pouvoir avoir accès rapidement à un dossier particulier, sans avoir à déroulez toutes l'arborescence de votre boîte de réception. Pour cela, il vous suffit de l'ajouter à vos dossiers favoris. Suite ...

- Faciliter vos recherches
Lorsque vous recevez un e-mail, son sujet n'est pas forcément explicite. Or pour retrouver un message parmi tous vos e-mails, un objet bien formulé est une aide précieuse. Pour faciliter vos recherches, vous pouvez modifier les sujets des messages que vous recevez. Suite ...

- Ajouter les jours fériés
Le Calendrier d'Outlook est pratique pour tenir à jour son emploi du temps. Seul petit souci, il n'affiche pas automatiquement les jours fériés. Pas besoin toutefois de les insérer à la main, Outlook permet de les ajouter automatiquement. Suite ...

- Afficher plusieurs dates non consécutives
Le calendrier d'Outlook affiche les dates à la suite, généralement avec une vue hebdomadaire ou mensuelle. Parfois, il peut être plus pratique d'afficher des dates clés qui ne se suivent pas, pour voir tous les rendez-vous que vous avez un client particulier par exemple. Suite ...

- Enregistrer plusieurs pièces jointes à la fois
Lorsque vous recevez un message avec plusieurs pièces jointes, vous n'êtes pas obligé d'enregistrer chaque fichier un par un. Vous pouvez enregistrer tous les fichiers joints en une seule opération dans un même dossier. Suite ...

- Imprimer le calendrier sur un mois
Outlook vous permet d'imprimer le calendrier d'un mois complet sur une seule page. Pratique pour planifier vos rendez-vous et garder une copie sur vous. Suite ...

- Créer une liste de diffusion
Pour gagner du temps lors de l'envoi d'e-mails à plusieurs de vos contacts, et si ce genre d'envoi se répète souvent, il est pratique d'utiliser une liste de diffusion. Ainsi, tout se passera comme si vous n'avez qu'un e-mail à envoyer. Suite ...

- Donner le maximum de place aux dossiers Courrier
Dans Outlook 2003, le menu de gauche affiche la liste de vos dossiers personnels, comprenant entre autres la Boite de réception. Si vous avez créé de nombreux sous-dossiers pour classer vos messages, vous trouvez certainement que les boutons Courrier, Calendrier, Contacts vous permettant de basculer d'une rubrique à une autre, prennent trop de place. La solution : réduire la taille des boutons pour ne les afficher que dans une seule barre. Suite ...

- Exporter la liste des expéditeurs bloqués
Pour ne plus recevoir de messages d'un correspondant indésirable, Outlook vous permet de le mettre sur une liste d'expéditeurs bloqués. Or si vous prévoyez de formater votre ordinateur, de réinstaller Outlook ou bien pour compléter la liste d'un ami, vous pouvez exporter la liste que vous avez déjà réalisée pour ne pas avoir à la refaire depuis le début. Suite ...

- Augmenter l'efficacité du filtrage
Pour lutter contre le spam, Outlook comporte un outil de filtrage permettant de détecter les messages indésirables. Ceux-ci sont ensuite déplacés dans un dossier spécial : Courrier indésirable. Cependant, par défaut, le niveau de filtrage est faible et seule une petite partie du spam est interceptée. Pour en intercepter la majorité, vous devez augmenter le niveau de filtrage. Suite ...

- Créer une demande de réunion
Dans Outlook, vous pouvez planifier une réunion avec un correspondant directement à partir de sa fiche contact. Il vous suffira ensuite de définir les horaires du rendez-vous pour envoyer à votre correspondant une demande de réunion. Suite ...

- Planifier l'envoi et la réception automatique
Par défaut, Outlook envoi les messages en attente et récupère les nouveaux messages toutes les 15 minutes. Mais vous pouvez personnaliser cet intervalle en le réduisant par exemple à 5 minutes pour vérifier plus fréquemment si vous avez des nouveaux messages. Suite ...

- Allégez Outlook et Outlook Express
Votre messagerie électronique, Outlook ou Outlook Express, comporte des centaines ou des milliers d'e-mails. Pour l'alléger, et faciliter son utilisation, vous pouvez supprimer vos anciens e-mails, tout en les sauvegardant au préalable, pour les retrouver ultérieurement en cas de besoin. Suite ...

- Regroupez vos e-mails par expéditeur
Si votre messagerie électronique Microsoft Outlook est envahie d'e-mails, c'est-à-dire plusieurs centaines ou milliers d'e-mails, vous pouvez y mettre de l'ordre en quelques secondes en regroupant les messages par expéditeur. Ainsi tous les messages d'un même expéditeur seront regroupés ensemble. Suite ...

- Verrouiller vos dossiers personnels par un mot de passe
Pour éviter que n'importe qui puisse consulter vos messages, contacts et calendrier dans Outlook, vous devez définir un mot de passe. Suite ...

- Personnaliser le démarrage
Si vous utilisez principalement Outlook pour la Boîte de réception ou pour le Calendrier, vous pouvez les ouvrir directement au démarrage du programme. Suite ...

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